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Hôtel de ville
Service des relations
Publiques.
Objet : Organisation d’un évènement culturel (précisez) – Demande de réservation de salle polyvalente
Madame, Monsieur,
Au nom de l’association ————– basée à ————–, je fais appel à vos services pour réserver une salle polyvalente afin d’inaugurer dans votre ville, le tout premier Festival de ——————-.
Le (précisez l’évènement) se déroulera du – au –. L’objectif est de réunir toutes les associations et clubs spécialisés en (type d’évènement : danse, musique …) à travers des journées « porte ouverte ».
Le public aura la possibilité de découvrir, outre les démonstrations, des ateliers d’initiation, la dégustation culinaires et une exposition.
Cet évènement sera clôturé par une soirée réunissant tous les participants et collaborateurs, les sponsors et également les résidents, qui auront mené à bien ce Festival. Nous projetons d’organiser un concours pour récompenser le meilleur club et/ou association du département, ce qui serait également une première.
Les municipalités partenaires, pourront donc soutenir leur club/association lors de la soirée de clôture afin d’élire le lauréat 2007.
Nous proposerons, aux résidents des villes participantes, une tombola dont les prix seront offerts par des sponsors tels que : (dressez une liste des principaux sponsors)
L’intégralité des recettes de la tombola, sera reversée à —————— afin de (précisez succinctement l’usage des recettes)
En qualité de représentant du festival de —–, je souhaite m’entretenir avec vous afin de vous confirmer le déroulement de ce festival et ainsi réserver une salle qui sera en mesure d’accueillir —- personnes en moyenne.
Je reste à vôtre disposition, pour toute information complémentaire et espère sincèrement que vous accueillerez ce projet culturel avec enthousiasme.
Veuillez croire, Madame, Monsieur, à l’expression de mes respectueuses salutations.